Deklaracje maturalne

§ 59 rozporządzenia MENiS z dnia 7 września 2004 r. w sprawie warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy oraz przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów w szkołach publicznych nakłada na każdego zdającego egzamin maturalny obowiązek złożenia pisemnej deklaracji zawierającej zestaw przedmiotów wybranych na egzaminie oraz warunki ich zdawania. Ten sam przepis obliguje przewodniczącego szkolnego zespołu egzaminacyjnego do sporządzenia zbiorczej informacji na podstawie złożonych deklaracji i przesłania jej dyrektorowi właściwej okręgowej komisji egzaminacyjnej.

Wypada zwrócić uwagę na założoną w przywołanym rozporządzeniu MENiS kolejność zbierania danych:

• uczniowie samodzielnie wypełniają papierowe deklaracje,
• papierowe deklaracje przepisywane są do postaci elektronicznej za pomocą programu Hermes,
• przygotowany za pomocą Hermesa plik przekazywany jest drogą elektroniczną do okręgowej komisji egzaminacyjnej.

Jak nietrudno zauważyć, powyższa procedura ma dwie zasadnicze przypadłości:

• zadanie przekształcenia danych zapisanych w deklaracjach uczniów do postaci elektronicznej obciąża jedną osobę - operatora programu Hermes, czyniąc proces przygotowania danych długotrwałym i uciążliwym,
• podczas przepisywania danych z papierowych deklaracji nieuniknione jest popełnienie błędów, a więc konieczna jest dodatkowa weryfikacja poprawności danych wprowadzonych za pomocą Hermesa.

Ponadto, przyporządkowanie uczniom sal na poszczególne egzaminy z użyciem Hermesa wymaga posłużenia się sporządzonym oddzielnie harmonogramem egzaminów. Nie bez znaczenia jest też fakt, że nie wszystkie informacje zawarte w deklaracjach uczniów przenoszone są do Hermesa (np. tematy części ustnej egzaminów).

Jak usprawnić zbieranie deklaracji maturalnych i przygotowanie danych za pomocą programu Hermes?

Przygotowanie danych do wysłania do OKE oraz zbieranie deklaracji maturalnych od uczniów można w prosty sposób przyśpieszyć, a same dane uczynić bardziej wiarygodnymi, bez potrzeby dodatkowej ich weryfikacji. Na dziś proponujemy wykorzystanie do tego celu:

• programu Hermes 2005 przez samych uczniów,
• darmowego programu Deklaracje maturalne (dostarczonego przez VULCAN) przez operatora Hermesa.

Rozpoczęliśmy już prace nad rozwiązaniem, które w przyszłości nie będzie wymagało korzystania z Hermesa przez uczniów.

Proponowana procedura przygotowania danych dla OKE i deklaracji maturalnych wygląda następująco:

• uczniowie przygotowują dane wymagane na deklaracjach maturalnych w postaci elektronicznej i dostarczają je operatorowi Hermesa,
• operator Hermesa scala otrzymane od uczniów pliki za pomocą programu Deklaracje maturalne, po czym drukuje na ich podstawie papierowe kopie deklaracji i przekazuje je uczniom do sprawdzenia i podpisania,
• po zebraniu sprawdzonych i podpisanych deklaracji operator Hermesa importuje do Hermesa dane scalone za pomocą programu Deklaracje maturalne,
• operator Hermesa sprawdza kompletność i poprawność danych, w razie potrzeby korygując je i uzupełniając braki, po czym wysyła zaszyfrowany plik do OKE.

Opisana procedura nie wymaga, by wszyscy uczniowie dostarczyli pliki ze swoimi wyborami. Brakujące dane trzeba będzie wówczas uzupełnić tradycyjnie za pomocą samego Hermesa.

Zalety proponowanej procedury

Przedstawiona procedura zbierania danych i przygotowania deklaracji maturalnych ma następujące przewagi nad procedurą tradycyjną:

• praca potrzebna do przygotowania pliku dla OKE jest rozłożona równomiernie na wszystkich zainteresowanych - operatora Hermesa (wyznaczonego przez przewodniczącego szkolnego zespołu egzaminacyjnego) oraz uczniów przystępujących do matury, a przez to może być wykonana w czasie wielokrotnie krótszym, niż była wykonywana do tej pory,
• deklaracje maturalne uczniów powstają od razu w postaci elektronicznej, a kopie papierowe tych deklaracji uczniowie otrzymują automatycznie - jedynie do sprawdzenia poprawności i podpisu,
• poprawność danych elektronicznych jest w sposób naturalny (podczas podpisywania deklaracji) weryfikowana przez bezpośrednio zainteresowanych uczniów.

Użycie programu Hermes 2005 przez uczniów

Do wprowadzenia danych przez uczniów można użyć programu Hermes 2005. Trzeba go jednak wcześniej rozprowadzić wśród zainteresowanych. Program Hermes 2005 jest rozpowszechniany bezpłatnie przez okręgowe komisje egzaminacyjne bez jawnych ograniczeń co do jego użycia przez osoby fizyczne. Może być zatem wykorzystany również przez uczniów, zwłaszcza do wyżej opisanych celów.

Program Deklaracje maturalne przygotowuje dla każdego ucznia plik XML w formacie akceptowanym przez Hermesa o nazwie odpowiadającej sztucznemu identyfikatorowi szkoły. Podczas importowania tego pliku do Hermesa uczeń powinien użyć uniwersalnego klucza złożonego z samych zer: 0000-000-0000.

Jak to wszystko zorganizować?

Przedsięwzięcie wymaga krótkiego przygotowania wszystkich jego uczestników, zwłaszcza uświadomienia im celu podejmowanego wysiłku i spodziewanych korzyści. Założywszy, że operator Hermesa zna swoje pierwotne, podstawowe zadanie (przygotowanie kompletnego pliku z danymi uczniów na podstawie ich deklaracji), należy skupić się niemal wyłącznie na dodatkowych operacjach, wynikających z rozproszenia wprowadzania danych oraz odwrócenia kolejności powstawania deklaracji maturalnych.

Do skutecznego przeprowadzenia przedsięwzięcia wskazane byłoby wyłonienie jego szkolnego koordynatora. Może to być sam operator Hermesa, szkolny informatyk, a nawet uczeń mający pewną biegłość w używaniu programów komputerowych.

Koordynator:

• odbiera od operatora Hermesa plik instalacyjny Hermesa 2005 lub pobiera go z witryny internetowej OKE i przygotowuje po jednym komplecie instalacyjnym tego programu dla każdego oddziału klasy maturalnej; niestety, rozmiar pliku instalacyjnego Hermesa 2005 przekracza pojemność pojedynczej dyskietki, stąd konieczne jest wykonanie jednej z następującej operacji:
  • pobranie pliku instalacyjnego Hermesa bezpośrednio z witryny OKE przez uczniów mających dostęp do Internetu,
  • zapisanie programu instalacyjnego Hermesa na płycie CD-ROM,
  • zbudowanie archiwum złożonego z plików Hermesa znajdujących się po instalacji w "Program Files\Hermes\", z pominięciem podfolderów (można to zrobić za pomocą programu kompresującego, np. WinZip, WinRar lub wbudowanej w Windows XP operacji tworzenia plików skompresowanych); skompresowany plik zmieści się na dyskietce; po przeniesieniu go na inny komputer można go rozpakować w wybranym folderze, skąd bez trudu da się uruchomić Hermesa (hemes.exe),
• pobiera z witryny firmy VULCAN plik instalacyjny Deklaracji maturalnych,
• pomaga operatorowi Hermesa zainstalować Deklaracje maturalne na tym samym komputerze, na którym funkcjonuje Hermes, a następnie pomaga mu wyeksportować plik XML z podstawowymi danymi szkoły przygotowany za pomocą Hermesa oraz pliki XML dla uczniów dla każdego z oddziałów klasy maturalnej,
• zapoznaje się z podstawowymi funkcjami Hermesa oraz programu Deklaracje maturalne ,
• wespół z wychowawcami organizuje spotkania w poszczególnych oddziałach klasy maturalnej, na których:
  • dobiera sobie spośród uczniów swoich asystentów (osoby mające pewne doświadczenie w posługiwaniu się programami),
  • przekazuje asystentom kopię Hermesa, pliki XML dla uczniów i ustala zasady ich rozpowszechnienia,
  • przeprowadza krótki instruktaż posługiwania się Hermesem,
  • ustala wraz z asystentami sposób objęcia wprowadzaniem danych wszystkich uczniów przystępujących do matury (indywidualnie, w grupach, w szkolnej pracowni, w domach uczniów) oraz harmonogram dostarczania plików z indywidualnymi danymi uczniów,
• pomaga operatorowi Hermesa zebrać i scalić za pomocą programu Deklaracje maturalne pliki dostarczone przez uczniów.

Uczeń:

• przenosi (pobiera z witryny internetowej OKE, instaluje z płyty CD-ROM lub rozpakowuje z dyskietki) program Hermes na swój komputer albo korzysta z komputera wskazanego przez koordynatora lub jego asystenta,
• za pomocą funkcji Hermesa Plik » Importuj z XML importuje otrzymany plik XML z przyznanym mu sztucznym identyfikatorem szkoły i uniwersalnym kluczem szyfrującym,
• wprowadza wyłącznie swoje dane oraz wybiera egzaminy, nie wpisując numerów sal ani wyników części ustnej poszczególnych egzaminów,
• zapisuje plik i eksportuje go w postaci XML za pomocą funkcji Hermesa Plik » Eksportuj w XML,
• plik Hermesa w formacie XML, znajdujący się w podfolderze xml, w którym zainstalowano ("Program Files\Hermes\") lub rozpakowano Hermesa, kopiuje na dyskietkę i zanosi operatorowi Hermesa.

Operator Hermesa:

• za pomocą Hermesa:
  • używając przyznanego szkole przez OKE identyfikatora i klucza szyfrującego, tworzy plik z podstawowymi danymi szkoły - jej opisem, danymi organu prowadzącego, listą oddziałów i maksymalnym numerem w dzienniku każdego z oddziałów; można przy tym wykorzystać dane uczniów zgromadzone za pomocą Sekretariatu Optivum,
  • eksportuje plik z danymi szkoły w formacie XML, używając funkcji Plik » Eksportuj w XML,
• za pomocą programu Deklaracje maturalne:
  • wczytuje przygotowany przez siebie za pomocą Hermesa plik XML z danymi szkoły,
  • tworzy pliki XML dla uczniów, które przekazuje koordynatorowi,
  • importuje wypełnione przez uczniów pliki,
  • buduje harmonogram egzaminów,
  • przyporządkowuje sale poszczególnym egzaminom z przedmiotów wybranych przez uczniów,
  • wpisuje tematy wybrane przez uczniów w części ustnej egzaminu,
  • drukuje papierowe deklaracje uczniów, o których mowa w §59 przywołanego rozporządzenia MENiS, a następnie wydaje je uczniom w celu sprawdzenia ich poprawności i podpisania.
• za pomocą Hermesa:
  • po zebraniu wszystkich podpisanych deklaracji importuje plik XML, używając funkcji Plik » Importuj z XML,
  • w razie potrzeby (gdy nie wszyscy uczniowie dostarczyli elektroniczne dane) uzupełnia brakujące dane oraz sprawdza poprawność (kompletność) całego zbioru danych,
  • zaszyfrowany plik Hermesa zapisuje na dyskietce w celu wysłania do OKE.

Program Deklaracje maturalne

Program Deklaracje maturalne został przygotowany przez firmę VULCAN z jej inicjatywy i bez udziału autorów programu Hermes 2005 (Centralnej Komisji Egzaminacyjnej), wyłącznie na podstawie:

• dokumentacji zawartej w pliku pomocy do tego programu,
• analizy plików XML eksportowanych przez ten program,
• analizy sposobu interpretowania identyfikatorów szkół przez ten program.

Jest on udostępniany w skończonej, widocznej postaci, bez jakichkolwiek jawnych bądź domniemanych zobowiązań ze strony firmy VULCAN. Firma VULCAN dołożyła wszelkich starań, by program realizował założone funkcje we właściwy sposób, w żadnym jednak wypadku nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek uszkodzenia danych lub efekty uboczne spowodowane używaniem programu, zwłaszcza będące następstwem zmian w programie Hermes.

Program może być używany i rozpowszechniany przez kogokolwiek w jakimkolwiek celu, jednakże bez prawa pobierania opłaty za jego rozpowszechnianie i używanie.

Program chroniony jest prawem autorskim.

Wykorzystanie danych przez użytkowników programu Sekretariat Optivum

Jeśli w szkole jest używany Sekretariat Optivum, za pomocą którego wcześniej zgromadzono dane uczniów, to dane te można wykorzystać do napełnienia pliku Hermesa. w tym celu należy:

• za pomocą Sekretariatu Optivum eksportować dane wybranych uczniów w formacie SOU,
• za pomocą Konwertera Hermes-SOU przekształcić je do postaci XML akceptowanej przez Hermesa,
• podczas tworzenia pliku danych w Hermesie importować przy użyciu funkcji Plik » Importuj z XML przekształcony plik XML.

Z kolei dane osobowe zgromadzone za pomocą Hermesa mogą być (po przekształceniu do formatu SOU za pomocą Konwertera Hermes-SOU) użyte do zaprowadzenia ewidencji uczniów w Sekretariacie Optivum, jeśli wcześniej taka ewidencja nie była prowadzona.

Dalsze plany rozwoju programu

Zgodnie z zapowiedzią, jaką złożyliśmy podczas premiery programu we wrześniu 2004 roku, zmierzamy do rezygnacji z Hermesa jako modułu wypełniania elektronicznych deklaracji przez uczniów. W tym celu budujemy specjalny program Zgłoszenie maturzysty, który zostanie bezpłatnie udostępniony uczniom. Za jego pomocą uczniowie będą mogli wypełnić wszystkie dane niezbędne do złożenia deklaracji maturalnych, łącznie z tematami wybranymi na egzamin ustny oraz własnymi adresami. Powstanie też nowy program Matura Optivum, o funkcjach zbliżonych do Deklaracji maturalnych, który stanie się częścią pakietu Uczniowie Optivum. Będzie on współpracować ze Zgłoszeniem maturzysty, a z Hermesem będzie wymieniać dane jedynie w drodze operacji importu i eksportu plików XML. Program Deklaracje maturalne w dotychczasowej postaci (operujący wprost na plikach XML Hermesa i wykorzystujący Hermesa do wprowadzania danych przez uczniów) będzie nadal dostępny i pozostanie bezpłatny, lecz nie będzie rozwijany. Zapewnimy jedynie, by mógł przejąć także elektroniczne deklaracje uczniów wypełnione za pomocą Zgłoszenia maturzysty.

Zobacz: Matury Optivum.